クリニックにおける効果的なスタッフミーティングとは？
本記事は「クリニックにおける効果的なスタッフミーティング」について、経営コンサルタントの竹下が医師のために記載した文書です。
より詳しく知りたい先生はこちらからお問い合わせください。
〈目次〉
1． 効果的なスタッフミーティングのポイント
スタッフミーティングはメンバーの結束を高めるための重要な場です。
そして、お互いの意見や情報を共有することで、コミュニケーションが向上し、お互いをより良く理解することができます。
しかしながら、多くの医院様において、
・「院長先生ばかりが話していて情報伝達会のようになっている…」
・「ミーティングを実施してはいるものの、スタッフから全く意見がでてこない…」
などの状況を耳にします。
どうしても、医療現場であるクリニックでは、適切な医療の提供と患者の安全を確保するということが求められるので、トップダウン型の組織になりやすいという傾向があります。
その結果、スタッフが積極的に参加するミーティングが実施できていないケースがあります。
では、効果的なスタッフミーティングの実施とはどのようなことに留意すればよいのでしょうか。
ポイントを３点、ご紹介します。
（1）スタッフ全員の参加と時間管理
スタッフミーティングに参加する全てのメンバーが意見を発言できる環境づくりが重要です。
積極的な参加を促すために、質問やフィードバックを求めたりするなど、議論を活性化させるトピックを設けたりします。
またミーティングの時間は適切に管理をし、開始と終了の時間を守り、議題ごとに適した時間の割り振りをします。
時間制限を設けることで、議題に集中し、効率的な議論が実施できます。
（2）目的の明確化と、議題の作成
ミーティング開催前に事前準備が必要です。
目的を明確にし、議題を作成します。
参加するスタッフには事前に議題を共有しておき、自分の意見や質問などの準備を促します。
（3）フィードバックと振り返り
ミーティング終了後は、メンバーからのフィードバックや振り返りを収集します。
参加メンバーからの意見や感想をもとに、改善点や議題についてブラッシュアップすることで、次回以降のミーティングの品質と効果を向上することが可能です。
2． スタッフミーティングの目的
スタッフミーティングの目的は、
・情報共有とコミュニケーション活性化
・問題解決と意思決定
・目標の共有
です。
まず、情報共有が円滑に行われているクリニックでは、スタッフが必要な情報に迅速に対応できるので、業務の効率が向上し、生産性が高まります。
そして、クリニック内の問題や課題に対して、メンバーそれぞれが意見を出し合い、経験と集団的知性を活用することで、より実効的な解決策の探求や意思決定が可能です。
加えて、最も重要な目的として、「目標の共有」を行います。
スタッフミーティングでは、長期的目標、中期的目標、短期的（今月の）目標を共有します。
クリニックの理念浸透や方向性について指し示すことで、一貫性を持って進むことができます。
スタッフが共通の目標に向かって努力することで、個々の責任感や連携も生まれます。
クリニック全体がひとつのチームとして協力し、目標達成に向けた取り組みを展開することができます。
3． スタッフミーティングの実施で期待される効果
スタッフミーティングの実施で期待される効果は、
・離職率の低下
・ボトムアップ型の組織構築
・情報共有や理念浸透
・リーダーの役割の明確化
などが挙げられます。
スタッフミーティングを通じて、スタッフ同士だけでなくリーダークラスのスタッフとのコミュニケーションも活性化します。
スタッフの声がクリニックに反映され、コミュニケーションの質が向上します。
良好なコミュニケーションは、スタッフの満足度や関与感を高めるので離職率の低下に繋がります。
ミーティングを実施する際には、毎回、クリニックの理念の意味や重要性について説明し、スタッフが理解できるようにします。
理念が明確に共有されることで、少しずつではありますが、リーダースタッフへの権限移譲と自己責任の促進が期待できます。
リーダーは先生方とメンバーをつなぐ架け橋となり、クリニックの理念や方針にのっとって「どのような目標をたて、いつまでに達成するのか。また達成するために実施しなければならないことは何なのか。」といった点を考え、安心して業務を任せられる存在に成長することが期待できます。
4．まとめ
それぞれのスタッフが何を考え、どのように実行していくのか。ということを体系化できれば強い組織づくりが実現します。
スタッフミーティングは、スタッフの成長とモチベーションにも大きな影響を与えます。
ミーティングを通じて、個々の成果や取り組み内容が共有され、お互いに認め合う機会が与えられるからです。
また、クリニックの理念や目標を浸透させる重要な手段でもあります。
クリニックの発展と、スタッフひとりひとりの成長のために、上記のポイントを抑えた効果的なスタッフミーティングを実施してください。
本コラムが少しでもお役に立てれば幸いです。
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