院長のためのスタッフ面談
本記事は「院長のためのスタッフ面談」について、クレドメディカルが医師のために記載した文書です。
より詳しく知りたい先生はこちらからお問い合わせください。
〈目次〉
１． スタッフ面談の必要性
医院経営を円滑に進めるため、医院の雰囲気を良くするためにはスタッフとの協力、信頼関係が必要と頭では理解していてもどう距離を縮めていいのか、面談の場を設けても何を話し合えばいいのか、など悩まれている院長先生は多いのではないでしょうか。
それはスタッフも同じです。
「自分の考えは正しいだろうか」
「どうすれば医院の雰囲気が良くなるのだろうか」
「院長先生は自分を見てくれているのだろうか」
など、様々な考えや悩み・不安を持っています。
しかしながら院長先生に相談したくても
「お忙しいかな」
「こんなこと院長先生に相談していいのかな」
と遠慮したり、普段の会話の中では本音を伝えることが難しい現状があります。
1年に1回でも2回でも面談の場でスタッフの意見を傾聴し向き合う時間を持つことで、普段聞けない悩みや本音を聞き出すことが出来、また日々働く上での目標を設定・共有することでモチベーションアップに繋がり、働く上での安心感も生まれ信頼関係を築くことが出来るのです。
２． スタッフ面談の目的
スタッフ面談の目的は、
・ 目標設定、共有によるモチベーションアップ
・ 目標の振り返り
・ 不安や悩みの把握、解消
・ 信頼関係の構築
です。
働く上での目標、心がけなどをスタッフ自身に決めてもらうこと、そして院長先生がその目標を承諾、共感することで、普段も「院長先生は見てくれている」という安心感が生まれます。
面談の時間以外でも院長先生からその目標や心がけについて声がけがあると、スタッフはさらなる安心感を持ちます。
また院長先生も話題があることで日々の交流をしやすくなるのではないでしょうか。
設定した目標、心がけを達成することが出来たのかしっかりと振り返ることも大切です。
スタッフ自身が振り返って感じたこと、院長先生からのフィードバックをお互い擦り合わせることでさらに半年・1年の目標を再認識することが出来、新たに頑張ろうという気持ちが芽生えます。
賞与前など年2回程度を目安に面談を実施できると良いでしょう。
日頃抱える不安や悩みを把握し解消できることは解消、お互いが普段考えていることを伝え合うことで相互理解を深める面談の時間となることが理想です。
３． スタッフ面談で陥りやすい注意点
スタッフ面談で陥りやすい注意点には以下のようなものがあります。
・ 院長先生の経験談や精神論を聞かせる一方通行になってしまっている
・ 面談のゴールがスタッフの不安や悩みの解決ではなくなっている
・ 話題が広がりすぎて面談本来の目的を見失ってしまっている
・ スタッフが建前だけを話してしまっている
面談に慣れていない、話すことが得意ではないスタッフの場合は、院長先生からの一方通行になってしまいがちです。
欲しい情報をスタッフから引き出せるように相手がどんな様子なのか、何を考えているのかが分かる情報を引き出せるような質問を出来るだけ投げかけてあげることでスタッフは答えやすくなります。
例えば、
「医院の雰囲気を今よりもっと良くするにはどうしたらいいかな？」
「今●●さんが働く上で一番に心がけていることってどんなことかな？」
などといった質問を投げかけることで相手が問題に感じていること、働く上で大切に思っていることなどを引き出すことが出来ます。
出来るだけスタッフの態度や表情に注意しながら意見を引き出し、共感し、積極的に傾聴の姿勢を見せることが必要です。
４． まとめ
普段院長先生と話したくてもスタッフは遠慮していること、面談はスタッフの状況を確認できる大事な時間であることを理解し、スタッフの話を遮らず最後まで傾聴し共感することが大切です。
面談の機会で相互理解を深めることでスタッフのモチベーションを維持でき、医院経営が円滑に、そして医院の雰囲気も良くなっていきます。
スタッフにはお忙しい院長先生が「自分のために時間を割いてくれた」という感謝の心も生まれ、信頼関係構築にも繋がっていくでしょう。
頭では面談の必要性を理解していても日々の診療が忙しくなかなか面談の時間が持てないといった院長先生もいらっしゃるのではないでしょうか。
そういう場合は、面談という場ではなくとも毎日一言・二言スタッフに声をかけることを意識すると良い関係性を築いていくことが出来るでしょう。