【整形外科医院メルマガ2021年12月号】忙しい時の自分とは？
11月の概況
皆さんこんにちは！
クレドメディカルの中川です。
10月より気温が下がってきたものの
10月から11月中旬にかけて
例年よりも気温が高かったため
動きやすい日が多かったことで
患者数が増加傾向であった医院が
多くあった印象です。
気象庁の3か月予報によりますと
2022年2月頃は平年並の気温の
予想になりますが、
2021年12月〜2022年1月までは
厳しい寒さが予想されます。
気温が下がり過ぎたり
雨や雪が降ると
リハビリを予約制にしている場合、
急なキャンセルが
目立つようになります。
そのような急なキャンセル枠を少しでも
減らす取り組みと言うのは
収入を確保する上で非常に重要です。
次回予約案内のシートを配布し、
キャンセルする場合には
必ず連絡をしてもらう旨を
記載することで、
連絡なしのキャンセルを
減らすことができます。
また、SNS等を活用した情報発信も
非常に有効です。
普通の患者さんにはキャンセルの有無は
分かりません。
その為、「本日空き枠がでた」ということを
患者さんが把握できる体制を整備しておくと、
当日受診したいと思った方が
来院しやすくなります。
もしこのような体制が取れていない
医院におかれましては是非仕組みを
整えるようにしていただきたいです。
整形外科医院においては、
年明け以降、
気温が上がり動きやすくなる
春までは、一旦は患者数が落ち着き
新しいことを始めやすい時期になります。
繁忙期では疲労困憊して、
新しいことはなかなか始められません。
だからこそ、落ち着いた時期に、
新しいことは始めるべきと言えます。
そこで、今回のメルマガでは
「忙しい時の自分とは？」
と題して心構えや役割分担について
お伝え致します。
忙しい時の自分とは？
今年も去年同様に新型コロナウイルスに
振り回された1年となりました。
最近では第５波が起きた時に比べて、
一旦は落ち着きを取り戻したものの、
南アフリカで発生した新たな変異株の
出現によりまだまだ医療業界としては
気を抜くことはできません。
12月ということもあり、
一度2021年の新型コロナウイルスの
情勢を簡単に振り返ってみましょう。
2021年はまず年始から
第3波の影響を受けました。
これは1か月程度で収束しましたが、
次に卒業・入学シーズンである
3月から第4波がやってきました。
その後過去最高の感染者数を
記録した第5波が8月から
9月の夏休み期間に発生しました。
このように年間を通して
新型コロナウイルスの影響に
波があったものの
整形外科医院では、院内の感染対策を
継続して行う必要があり、
リハビリ一人一人の消毒対応、
待合室の定期的な消毒・換気対応など
例年以上に対応に
追われた医院も今年は多かったと思います。
ここでひとつ学んでいただきたいことは
この忙しかったオペレーションの反省点を
「そのまま来年に持ち越してはいけない」
ということです。
一般的に
「忙しい時は余裕がある時に
比べて人の本性が現れやすい」
とよく言います。
忙しいという漢字の成り立ちは
諸説ありますが、
心を亡くすと書きます。
つい忙しくなってしまうと、
相手を思いやる心を忘れて、
自己中心的に動いてしまう
ことも多くなります。
この忙しさの中で
スタッフの動きにイライラした先生も
多かったのではないでしょうか？
また、忙しさのあまりに一人ひとりの
患者さんの対応がいつもよりも
いい加減になっていなかったでしょうか？
先生だけでなく、スタッフの方もいつもなら
必ず聞く問診や会計の一声がおろそかに
なっていなかったでしょうか？
このように忙しくなってしまうと
普段ならできているはずのことが
できなくなってしまうことは
よくあります。
ではこの負のループから
抜け出すためにはどうしたら
良いのでしょうか？
それは、普段の余裕がある時から
先生がおひとりで診察を進めるのではなく、
クリニック全員でチームとして
一人ひとりの患者さんを
対応することを習慣にすることです。
繁忙期と閑散期の仕事量を比べると
閑散期では先生おひとりで対応は
できていても、繁忙期になると
一人だと手一杯になってしまう
場面も多くなると思います。
大事なことは閑散期から繁忙期にかけて
普段から先生の仕事でも細分化をして
他のスタッフでもできることは任せて、
繁忙期に向けて先生の業務量を
分散し調整することです。
その上で、もっとこうしたら良い等の
アドバイスがあれば毎日の朝礼時などに
お互いで話し合いを行なって解決をします。
繁忙期になって忙しいからという理由で
慣れていない仕事を突然スタッフに任せて、
完璧にできる人はいません。
患者さんへの接遇も、忙しくなると
いつもならできている笑顔が消えて、
つい怖い顔で接遇をしがちになります。
そうなると良い意味でも悪い意味でも
表情は相手に伝染し、患者さんも不快に
感じてしまう恐れがあります。
そのため、こちらも毎日の朝礼の場などで
笑顔の習慣をつけることが大事になります。
もしできるなら先生からスタッフへ
もしくはスタッフから先生へ診察の
合い間に笑顔ができていたら褒めて
あげても良いかもしれません。
以上のことを行うことにより
来年のオペレーションは
必ず今年よりも楽になります。
そして、是非先生方には忙しい時でも、
心に余裕を持つことで、揺らぐことのない
確固たる診療体制を築いて頂きたいです。
整形外科医院で言えばこれから年が明けると
暖かくなる春頃から繁忙期に入ります。
今のうちに新しくクラーク業務ができる
スタッフを1人でも多く増やしておいたり、
先生がいつも行っている治療の説明を
代わりにできるスタッフを増やしたりと、
先を考えて今できることは数多くあります。
もし昨年と同じように新型コロナ感染拡大の
波がきてしまったら
また同じような
オペレーションになってしまう
可能性があります。
それを防ぐためにも今年感じた反省点を
一度整理していただき、
なるべく来年の診療に持ち越さないように
今一度オペレーションのあるべき姿を
見直してみてはいかがでしょうか？
結果的にその改善が
「未来の自分たち」
を助けることになるのです。
今月も最後までお読みいただき、有難うございました。
それでは次回以降の配信をお楽しみに！